بسمه تعالی

آيين نامه وجين كتب در كتابخانه هاي دانشگاه علوم پزشكي اصفهان

۱.تعاريف آئين نامه

 ۱-۱. وجين: عمل حذف كردن يا جابجا كردن نسخه هاي زائد كتابها و موادي است كه به ندرت مورد استفاده قرار مي گيرند يا به كلي قابل استفاده نيستند.

 . ۲-۱ كتابدار: كسانی كه داراي مدرك كارشناسي و يا بالاتر بوده و يا حداقل ۸ سال سابقه و تجربه عملي در كتابخانه هاي دانشگاه را داشته باشند.

 ۱-۳ . مبادله: قراردادي كه طبق آن كتابخانه اي منابع خود را به كتابخانه، مؤسسه يا انجمن ديگر ارسال مي دارد و در مقابل منابع آن كتابخانه يا مؤسسه را دريافت مي كند يا نسخه هاي تكراري خود را به كتابخانه ديگر مي فرستند و در مقابل نسخه هاي ديگري از آنها دريافت مي دارد.

۱-۴ .ويرايش: اگر نويسنده اصلي و يا شخص ديگري در متن منبع تغييراتي بدهد و منبع به چاپ برسد (حتي اگر در متن دست برده نشود) ويرايش ناميده مي شود (حتي اگر در قطع، صحافي، تصاوير و غيره كتاب نيز تغييراتي داده شود ويرايش جديد تلقي مي شود).

. ۵-۱ كتابخانه: منظور از كتابخانه ها تمامي كتابخانه هاي دانشگاه علوم پزشكي اصفهان اعم از كتابخانه هاي دانشكده هاي هفت گانه شامل (دانشكدههاي پزشكي، دندانپزشكي، داروسازي، بهداشت، پرستاري و مامايي، توانبخشي و مديريت و اطلاع رساني پزشكي) و همچنين كتابخانه هاي مراكز آموزشي درماني دهگانه شامل : الزهراء، كاشاني، نور و علي اصغر، عيسي بن مريم، مدرس، شهيد چمران، فيض، امين، سيدالشهداء، سوانح و سوختگي، شهيد دكتر بهشتي و فارابي و كتابخانه هاي خوابگاهها، مراكز تحقيقاتي، معاونتها، گروهاي آموزشي، شبكه ها و .... مي باشد.

 ۶-۱ دانشگاه: منظور از دانشگاه در اين آئين نامه، دانشگاه علوم پزشكي و خدمات بهداشتي درماني استان اصفهان مي باشد.

۲ . مقدمه

 وجين در علم كتابداري بيشتر با محتواي تصفيه و پالايش مجموعه كتابخانه از مواد اطلاعاتي بي استفاده و يا از رده خارج و يا موادي كه به ندرت از آنها استفاده مي شود تعبير شده است. براي آنكه كتابخانه تبديل به انباري مرده از كتاب و ساير منابع اطلاعاتي بلااستفاده نگردد، عمل وجين منابع امري ضروري به نظر مي رسد. اما اين امر نيز همانند كاركرد ارزيابي مجموعه منابع كتابخانه از طرف كتابداران بايد بطور ثابت، دائمي و منظم انجام گيرد. براي وجين كردن مشكلاتي چون كمبود وقت، پرسنل و يا امكان انتخاب غلط در مورد حذف منابع وجود دارد. به همين منظور آئين نامه وجين منابع اطلاعاتي كتابخانه هاي تحت پوشش دانشگاه علوم پزشكي اصفهان تدوين يافته است تا با تلاش همكاران كتابدار در كتابخانه هاي تحت پوشش به لحاظ محتواي اطلاعاتي، شاهد مجموعه هايي پوياتر و جذابتر براي جامعه دانشگاهي باشيم. لازم به ذكر است كه منابع اطلاعاتي مورد نظر در كتابخانه ها شامل: كتب، نشريات ادواري و مواد ديداري و شنيداري را مي شود ولي اين آئين نامه در قسمت اجرايي ققط در مورد كتاب و نشريات نوشته شده است. در مرحله اول عمليات وجين، ارزيابي و بررسي درجه كفايت مجموعه منابع از طرف كتابداران هر دانشكده / مركز ضروري است.

 براي ارزيابي مجموعه مي بايستي به چند عامل مهم توجه داشت: الف) ارزش محتوايي كتاب ب ) نوع تخصص و رشته جامعه استفاده کننده كتابخانه ج ) توجه به نوع كتابخانه (چرا كه اهداف كتابخانه در ارتباط با كتابخانه اينكه دانشكده اي، و بيمارستاني در گروههاي مختلف كه بصورت تخصصي فعاليت مي نمايد، مختلف و متنوع است). د ) ميزان استفاده كم و يا زياد از هر منبع در مجموعه كتابخانه كه از عوامل مهم وجين و عدم وجين آن منبع محسوب مي گردد و توجه به اين نكته امري ضروري است.

۳.اصول وجين

 ۱-۳ قبل از شروع عمليات وجين ابتدا عمل رف خواني كتابخانه مربوطه انجام مي شود و تمامي منابع مجموعه ها از لحاظ منابع مفقودي، امانت و موجودي كنترل و بازبيني مي شود. اين كار توسط كتابداران كتابخانه مربوطه صورت مي گيرد.

*تبصره يك: شروع كار وجين منابع در كتابخانه هر بدون انجام رف خواني قبل از آن غيرممكن و ممنوع است.

*تبصره دو: جهت اين امر كتابخانه ها به تشخيص سرپرست كتابخانه مي توانند وظايف سرويس دهي و خدمات امانت خود را در مقطع زماني مناسب تعطيل نمايند تا با دقت بيشتري مراحل فوق انجام شود.

*تبصره سه: كتابخانه هاي تحت پوشش براي انجام عمل وجين كتابها مي بايستي زمان و وقت مناسب و خاصي را براي دقت بيشتر در وجين منابع انتخاب نمايند. بهترين زمان مقاطع زماني تعطيلات بين دو ترم تحصيلي و يا تعطيلات تابستان پيشنهاد مي گردد. *تبصره چهار: لازم به ذكر است كه كتابداران مي بايستي مشخصات كتب مفقودي را طبق فرم شماره چهار تنظيم نموده و به كتابخانه مركزي دانشگاه ارسال نمايند.

. ۲-۳ با توجه به مفاهيم موجود در مقدمه كتابداران موظفند در اين ابتدا مرحله كتب مرجع(رفرانس) رشته هاي تخصصي مركز مربوطه كه از نظر زمان ويرايش و روزآمد مي گردند را تشخيص داده و سپس در صورت تهيه ويرايش هاي جديد در هر مجموعه به اندازه كافي، ويرايشهاي قبلي را وجين نمايند.

*تبصره: كتابداران مي توانند در صورت نياز و حسب تشخيص تعدادي از نسخ حداقل يك ويرايش قديمي تر از ويرايش آخر كتاب را نيز در مجموعه خود و دركنار در ویرایشهای جديد حفظ نمايند.

. ۳-۳ نسخه هاي تكراري و فراوان از يك عنوان واحد و يك ويرايش واحد كه به تشخيص كتابدار كه اينك از اهميت و استفاده آن كاسته شده است را مي توان حسب نظر كتابدار به يك يا چند نسخه محدود تقليل داد.

. ۴-۳ كتابهاي فرسوده و مستعمل كه امكان صحافي و يا اصلاح نداشته و در حال حاضر نيز از اعتبار علمي لازم برخوردار نيستند جزو كتب وجيني محسوب مي شود.

. ۵-۳ كتبي كه از نظر ترجمه، موضوع، محتوا، زمان يا قديمي ويرايش شده اند و در طي سه سال گذشته استفاده كنند اي نداشته اند بنا به نظر كتابداران مي توانند وجين گردند.

 . ۶-۳ منابعي كه از نظر شرايطي سياسي، اجتماعي يا فرهنگي نامطلوب تشخيص داده مي شود (بنا به تشخيص كتابداران و يا سرپرست كتابخانه مربوطه) مي بايست بطور جداگانه فهرستي از آنها مطابق فرم شماره دو تنظيم و نسخه اي از آن به كتابخانه مركزي ارسال گردد تا كتابخانه مركزي ضمن استعلام از شوراي فرهنگي دانشگاه نسبت به وجيني بودن منابع مذكور اقدام و تشخيص نهايي را به كتابخانه مربوطه اعلام نمايد، تا در صورت تأييد شوراي فوق كتب مذكور از مجموعه وجين شود.

 *تبصره: كتابهايي با موضوعات ادبي، سياسي، تاريخي، مذهبي و كليات شامل تعريف و روند وجين نمي شوند ( به استثناء موارد بند ۳-۶ ).

۳-۷ .كتابهايي كه در هنگام خريد اشتباها خريداري و انتخاب شده اند و مورد استفاده رشته های مربوط به كتابخانه نمي باشند می توانند با سایر کتابخانه های تحت پوشش مبادله گردند.

 . ۸-۳ در مورد نشريات ادواري و مجلات صرفا مواردي كه بصورت تكي و يا اهدايي ارسال شده اند و از نظر محدوده زماني قديمي بوده (بيش از ۲ سال از انتشار آن گذشته باشد) و در حال حاضر نيز نسخ روزآمد آنها به كتابخانه مربوطه نيز ارسال نمي گردد، مي توانند وجين گردند

. *تبصره: ليست اين نوع مواد مي بايستي در فرم شماره ۳( فرم پيوست) تنظيم گردد و نسخه اي از آن به كتابخانه مركزي دانشگاه ارسال شود.

. ۹-۳ تمامي كتابخانه ها موظفند طبق فرم شماره يك پيوست تمامي منابع وجيني خود را در فرم مذكور تنظيم نموده، پس  از تأييد، كتابهاي مذكور از دفتر ثبت ونرم افزار جامع كتابخانه حذف و مجوز نهايي وجين صادر و اقدام لازم براي حذف فيزيكي آنها انجام گيرد.