فایل PDF
گزارش پروژه رف خوانی کتابخانه دانشکده مدیریت و اطلاع رسانی پزشکی ۱۳۹۸
يكي از فعاليت هاي مهم كتابداري فرايند مجموعه سازي است که از مهمترين اركان آن رف خواني و وجين می باشد. منظور از رف خوانی فرایند بررسی موجودی منابع کتابخانه و به‌روزرسانی اطلاعات، هماهنگی و مرتب سازی آن و کنترل مجموعه سازی است که به دو صورت دستی یا استفاده از بارکد خوان بی سیم انجام می شود.
در بررسی های انجام شده در ایران گزارشی رسمی از نتیجه رف خوانی هیچ کتابخانه ایی به صورت منتشر شده مشاهده نشد و تنها برنامه ریزی انجام این فرایند در بعضی از کتابخانه ها با استفاده از بارکدخوان بی سیم وجود داشت. در متون خارجی نیز فقط یک مورد گزارش رف خوانی در کتابخانه مرکزی دانشگاهی در آمریکا به صورت دستی گزارش شده که نتایج به دست آمده آن با نتایج این گزارش شباهت دارد.
هدف از رف خوانی منابع در کتابخانه شامل موارد زیر است:
- ارزیابی، بررسی و ساماندهی مجموعه کتابخانه (از طریق آمارگیری منابع موجود، آگاهی از تراکم موضوعی منابع، كنترل و ایجاد تعادل و تناسب موضوعي و هدايت رشد منابع در مجموعه سازی.)
- بررسی و مطابقت کاربرگه اطلاعات منابع در نرم افزار کتابخانه ای با منابع موجود در قفسه های کتابخانه و دفاتر ثبت و رفع اشکالات در نتیجه انتقال اطلاعات در زمان تغییر نرم افزار .
- بررسی کتابهای مفقود یا جابجا شده در قفسه ها (به علت تغییر رده موضوعی یا اشتباه مراجعان در سیستم کتابخانه ای قفسه باز، بررسی دلایل و ارائه راهکار جهت کاهش تعداد منابع مفقودی)
- تهیه لیست منابع مفقودی (جهت حذف نمایش اطلاعات در نرم افزار کتابخانه برای جلوگیری از گمراهی مراجعه کننده و ارائه به بخش مجموعه سازی برای تهیه مجدد آن در صورت صلاحدید.)
-پويايي، زنده نگه داشتن و روزآمد نمودن منابع موجود در كتابخانه (از طریق وجین منابع زاید و جذب منابع جدید و غنی، شناسايي كتابهاي نیازمند صحافي)
- وجین کتابهای قدیمی بدون مخاطب، نامناسب یا فرسوده برای ایجاد فضای رشد مجموعه.
- رفع اشکالات فهرست نویسی و رده بندی
- روزآمدسازی اطلاعات دفاتر ثبت دستی و رایانه ای.
برنامه ریزی انجام پروژه:
انجام این پروژه یکی از اهداف در نظر گرفته شده برای کتابخانه در سال ۹۸ بود که در اواخر فروردین ماه برنامه عملیاتی آن نوشته شد و برای مدیریت منابع علمی دانشگاه جهت بررسی و رفع ایرادات احتمالی ارسال شد. همچنین در خرداد ماه برای ریاست و معاون پژوهشی دانشکده جهت اطلاع و اخذ موافقت با مفاد برنامه و صدور دستور انجام کار ارسال و مورد تایید قرار گرفت. مفاد برنامه شامل موارد زیر بود.
۱-نحوه اجرای پروژه:
مقرر گردید در کتابخانه دانشکده مدیریت این فرایند به دلایل زیر به صورت دستی انجام گیرد.
- عدم اعتماد به اطلاعات نرم افزار (به خاطر اشکالات ایجاد شده در فرایند انتقال اطلاعات از نرم افزار پارس آذرخش به نسخه تحت وب آذرسا)،
- استفاده از اطلاعات دفتر ثبت به عنوان مرجع تصمیم گیری
- پیش بینی مشکلات متنوع و بنیادی اطلاعات در مجموعه
- افزایش دقت و جلوگیری از دوباره کاریها
- نداشتن بارکد خوان بی سیم
- مشاوره با کتابداران و بررسی مشکلات و یا عدم موفقیت در ارائه گزارش نهایی پروژه های رف خوانی دیگر.
۲- زمان انجام پروژه:
۱۵/ ۴/۹۸ لغایت ۱۶/۵/۹۸ معادل ۲۵ روز کاری( رف خوانی مخزن)
۲۳/۶/۹۸ لغایت ۳۱/۶/۹۸ معادل ۹ روز کاری (رف خوانی بخش مرجع)
۱۶/۷/۹۸ لغایت ۱۷/۷/۹۸ معادل ۲ روز کاری (رف خوانی بخشCDها)
۱/۷/۹۸ لغایت۲۲/۱۰/۹۸ هفته ای یک روز معادل ۱۶ روز کاری(رف خوانی کتابهای بازگشتی از امانت)
۸/۸/۹۸ لغایت۲۲/۱۰/۹۸ معادل۱۵ روز کاری دفترخوانی
۳-افراد حاضر در پروژه:
خانمها موحدی (بررسی مخزن و رفع اشکال در نرم افزار)، کریمیان (بررسی مخزن)، رفیعیان پور (بررسی نرم افزار)، احسانی (بررسی دفتر ثبت).
خانم فروغی و آقای فاطمی همکاری با افراد حاضر در پروژه (۱۵/۴/۹۸ لغایت۳۱/۴/۹۸)
خانم مجیری (۱۵/۴/۹۸ لغایت ۱۶/۵/۹۸) همکاری در تحویل گرفتن کتب بازگشتی از امانت و تسویه حساب دانشجویان فارغ التحصیل با کتابخانه.
۴- پیش نیاز های لازم برای انجام پروژه:
- تهیه فرایند گردش کار در پروژه (اواخر فروردین ۹۸)
- کیفیت و دقت در انجام کار(که با تلاش و همت همکاران عزیز محقق شد.)
- مرتب‌سازی صحیح منابع کتابخانه بر اساس شماره راهنما( ۱۰/۴/۹۸ لغایت ۱۴/۴/۹۸)
- وجین منابع از مجموعه و دفتر ثبت و نرم افزار برای جلوگیری از دوباره کاریها در انجام پروژه.
- اطمینان از ثبت تمام لیست های منابع وجینی در نرم افزار (وجین مربوط به اسکیل، گروه های آموزشی، سال های قبل)
- پرینت و در دسترس بودن تمام لیست های وجین مجموعه در طی پروژه.
- اطمینان از ثبت تمامی منابع امانت داده شده در نرم افزار (حسابهای دفتری).
- اعلام فراخوان بازگشت منابع امانتی در اسرع وقت به کتابخانه در تاریخ ۳۰/۳/۹۸.
- اعلام تعطیلی کامل کتابخانه از نظر ارائه خدمات به کاربران در طول مدت پروژه در تاریخ ۳۰/۳/۹۸.
۵- موارد در نظر گرفته شده حین انجام پروژه:
تعطیلی کامل کتابخانه از نظر ارائه خدمات به کاربران در طول مدت انجام پروژه.
الزام حضور تمام وقت همه افراد حاضر در پروژه در طول مدت انجام.
درج تیک سبز کنار منابع موجود در دفتر ثبت (اطلاعات در مخزن و دفتر ثبت و نرم افزار یکی باشد)
درج تیک قرمز کنار منابع وجینی در دفتر ثبت
درج تیک مداد مشکی کنار منابع مفقودی در دفتر ثبت
تهیه لیست موارد اشکالی و رفع اشکال در نرم افزار.
تهیه لیست موارد بدون علامت در دفتر ثبت(دفترخوانی)و تطبیق با اطلاعات نرم افزار.
تحویل منابع امانتی در طول مدت انجام پروژه به کارشناس تحصیلات تکمیلی.
۶- موارد مورد نظر بعد از انجام پروژه:
بررسی منابع امانتی بازگشت داده شده به کارشناس تحصیلات تکمیلی، با دفتر ثبت و نرم افزار کتابخانه.
ارسال لیست موارد اشکالی اساسی به کتابخانه مرکزی و رفع اشکال در نرم افزار.
تهیه بارکد و برچسب منابع رفع اشکال شده و آماده سازی مجدد.
تهیه لیست منابع مفقودی ها و ثبت در نرم افزار.
تهیه گزارش نهایی و ارسال به مسوولین.
۷- گردش کار در زمان انجام پروژه:
آمار فعالیت های انجام شده در پروژه:
وجین:
۳۴۱۹شماره ثبت دوباره بازگشت شده به نرم افزار کتابخانه، هنگام انتقال اطلاعات از نرم افزار قبلی(چک و یا وجین مجدد)
۱۷۷۱ شماره ثبت (۷۶۹ عنوان مدرک)
۱۴۲ شماره ثبت (۸۲ عنوان مدرک) (فاقد شماره ثبت کتابخانه مدیریت و دارای مالکیت سایر مراکز)
ورود اطلاعات شماره های ثبت ریزشی: (منظورشماره های ثبت منابعی که هنگام انتقال اطلاعات به نرم افزار جدید حذف شده اند و هرگز قابل بازیابی نبود)
کتاب: ۲۵۸ شماره ثبت (۱۸۳ مدرک)
CD: ۳ شماره ثبت (۲ مدرک)
رفع اشکال اطلاعات منابع:
ادغام شماره های مدرک یکسان تکراری: ۶۸ عنوان
ادغام شماره های مدرک غیر همسان تکراری: ۱۸ عنوان
اصلاح رده:۴۰ مدرک به علت درهم ریختگی اطلاعات
اصلاح بنیادی رده: ۱۹ مدرک
اصلاح بنیادی فهرست نویسی: ۵ عنوان کتاب
اصلاح رده با اضافه شدن نشان مرجع: ۲۲۳ مدرک
اصلاح رده با حذف نشان مرجع: ۵۴ مدرک
درج عنوان CD: ۲۰۳ شماره ثبت (۱۳۸مدرک)
آماده سازی مجددمنابع دارای اشکال:
۵۷۸ بارکد و برچسب (۱۲۰ انگلیسی و ۴۵۸ فارسی)( ۴۷ برچسب و بارکد، ۱۴۶ بارکد تنها، ۳۸۵برچسب تنها)
گزارش لیست منابع در امانت و پیگیری دیرکرد آن
۲۷ نفر دارای دیرکرد (۵۴ نسخه)
گزارش منابع مفقودی
۹۸۸ عنوان ( ۲۰۲ عنوان انگلیسی و ۷۸۶ عنوان فارسی)(۱۶۵۸ شماره ثبت)
(۶۱۳ شماره ثبت منابع کتابداری، ۲۵۴ ثبت منابع مدیریت ، ۱۱۸ ثبت منابع فن آوری و ۶۷۳ ثبت منابع عمومی
تهیه گزارش منابع موجود
کل عناوین کل نسخ تعداد نسخه وجین شده تعداد نسخه مفقود شده تعداد نسخه برنگشته از امانت تعداد نسخه ارسال به صحافی تعداد نسخه نهایی
۹۲۲۷
(کتاب و سی دی)
۲۱۸۵۹
(کتاب و سی دی)
۵۳۳۲ ۱۶۵۸ ۵۴ ۰
۱۵۶۳۲
(کتاب و سی دی)
۲۴۷۸۹
(کل منابع)
فعالیت های انجام شده در پروژه رف خوانی به تفکیک:
۱- بررسی اطلاعات موجودی و برچسب منابع به طور همزمان در مخزن، نرم افزار و دفتر ثبت.
۲- اصلاح شماره مدرک، رده و شماره ثبت منابع
اصلاح شماره مدرک
- اصلاح شماره مدرک منابع در نرم افزار، با شماره مدرک درج شده در منبع فیزیکی، در مواردی که هماهنگی وجود نداشت. (اصلاح شده در نرم افزار توسط کتابخانه مرکزی و عدم اطلاع رسانی به مراکز مربوط)
- تهیه لیست شماره مدارک غیر همسان برای یک عنوان منبع(به دلیل اختصاص شماره مدرک به چاپ جدید بدون ویرایش و یا فهرست نویسی غیر متمرکز)
مثال: عنوان کتاب «مدیریت تغییر» با دو شماره مدرک ۱۴۷۶۶ و ۱۵۷۸۵ ذخیره شده است که باید یکی از این شماره مدارک حذف و شماره های ثبت آن در شماره مدرک دیگری وارد شود.
- تهیه لیست شماره مدارک همسان و تکراری برای یک عنوان منبع
مثال: عنوان کتاب «کتاب درمانی» با یک شماره مدرک۸۰۰۶ در دو کاربرگه ذخیره شده است که باید یکی از این کاربرگه ها حذف و شماره های ثبت آن در کاربرگه دیگری وارد شود.
اصلاح رده
- اصلاح رده در شماره مدرک های متفاوت (به دلیل فهرست نویسی غیر متمرکز یا ناهماهنگ و در نتیجه عدم اطلاع رسانی بخش فهرست نویسی به مراکز دارای شماره ثبت قبلی برای اصلاح برچسب های قبلی)
- اصلاح رده در همان شماره مدرک ( به دلیل تشخیص فهرست نویس به تغییر رده قبلی و عدم اطلاع رسانی بخش فهرست نویسی به مراکز دارای شماره ثبت قبلی برای اصلاح برچسب های قبلی)
- اصلاح نشانه مرجع در رده کتابها (حذف یا اضافه شدن به دلیل عدم تشخیص درست منبع مرجع)
- تهیه لیست منابعی که در اثر انتقال اطلاعات از نرم افزار قبلی دچار به هم ریختگی اطلاعات در قسمت رده شده اند. مثال : رده JI7 در شماره مدرک ۳۳۸۵۳
اصلاح شماره های ثبت
- اصلاح و وجین شماره ثبت کتابهایی که در جلوی شماره ثبت آن در نرم افزار، رده نمایش داده می شد. ( این مورد نشان دهنده این بود که اطلاعات این منبع قبلاً از نرم افزار جدید وجین و خارج شده است و احتمالاً در انتقال اطلاعات از نرم افزار قبلی مجدداً در نرم افزار جدید وارد شده که باید دوباره از نرم افزار خارج شود. لازم به ذکر است که این مورد فقط برای منابع فارسی اتفاق افتاده است.)
-- اصلاح و بررسی شماره ثبت منابعی که در نرم افزار، لینک موجودی در کاربرگه شان ندارند. (این نشانه موید این بود که به احتمال زیاد منبع مشکل دارد مثلاً شماره های ثبت در نرم افزار با دفتر ثبت هماهنگی ندارد و ...)
- ورود اطلاعات شماره ثبت منابعی که در اثر انتقال اطلاعات از نرم افزار قبلی دچار ریزش اطلاعات شده اند.
- ورود اطلاعات شماره ثبت منابعی که به اشتباه، فهرستویسان آن را در شماره مدارک دیگر ورود اطلاعات کرده بودند.
۳- تصمیم گیری در خصوص ورود اطلاعات منابع به نرم افزار یا حذف منابع از مخزن و دفتر ثبت (در مورد منابعی که در مخزن و دفتر ثبت موجود بود ولی اطلاعات آن در نرم افزار وجود نداشت).
۴- اصلاح پشت نویسی کتابها و شماره های مدارک نوشته نشده.
۵- در کنار هم قرار گرفتن کتابهای مفقودی که به خاطر گرفتن رده متفاوت و یا اشتباه در قفسه ها دور از هم واقع شده بودند (عدم اطلاع رسانی بخش فهرست نویسی به مراکز دارای شماره ثبت در رده قبلی برای اصلاح برچسب های قبلی)
۶- غبار روبی کتابها.
۷- ارجاع کتابهای پیدا شده مربوط به کتابخانه های دیگر.
۸ –اصلاح برچسب و بارکد منابعی که اطلاعات ثبت و رده آنها در نرم افزار اشتباه و یا اصلاح شده بود.( کتاب با شماره مدرک جدید رده جدید گرفته و یا در بخش فهرست نویسی رده قبلی اصلاح شده و اطلاع رسانی در زمان اصلاح به مراکز صورت نگرفته است یا به مرور زمان برچسب و بارکد فرسوده شده بود.)
تحلیل اشکالات فهرست نویسی:
۱- تغییر مجدد رده کتاب ها به تشخیص فهرست نویس (که قبلاً در نرم افزار با رده دیگری فهرست نویسی شده و عدم اطلاع رسانی جهت اصلاح برچسب منبع به مراکزی که قبلاً آن کتاب را داشته اند.)
۲- اختصاص شماره مدرک متفاوت به یک عنوان خاص منبع با مشخصات یکسان به دلایل زیر:
--فهرست نویسی غیر متمرکز یک عنوان با دو شماره مدرک و دو رده مختلف مثال: ۲۲۲۷۱ و ۹۴۹۲ ؛ یک عنوان کتاب با دو سری شماره ثبت در دو شماره مدرک قرار دارد مثال: شماره های ثبت ۲۰۲۷۵ و ۲۰۲۷۶ با عنوان «کتابشناسی گزیده برای کودکان و نوجوانان...»در دو شماره مدرک ۴۴۲۸۶ و ۴۴۲۴۴ قرار گرفته اند.
-- چاپ جدید شماره مدرک جدید گرفته است در صورتی که باید تغییر چاپ در یادداشت ذکر شود و فقط ویرایش جدید شماره مدرک جدید بگیرد. مثال:۱۴۴۶۲-۲۰۸۹۶ با عنوان «مجموعه‌سازی پیدایش، گزینش و گسترش مواد کتابخانه‌ای»
-- عدم جستجو و بررسی دقیق به هنگام فهرست نویسی در نرم افزار کتابخانه.
۳- اختصاص یک شماره مدرک به دو عنوان احتمالاً به خاطر انتقال اطلاعات از نرم افزار قبلی. مثال: ۳۹۲۲۶ با عناوین«مذاکره و قرارداد برای منابع اطلاعاتی دیجیتالی» و «جهاد و شهادت و سه مقاله دیگر»
۴- عدم درج عبارت«سی دی» یا «CD» در قسمت توضیحات یا شماره بازیابی در بخش شماره ثبت منبع برای عدم گمراهی مراجعه کننده که شماره ثبت مربوط به کتاب است یا CD! مثال: شماره مدرک ۳۲۷۲۳ با عنوان راهنمای بهره گیری از ابزارهای فهرست نویسی ...که در نگاه اول کاربر تعداد زیادی شماره ثبت می بیند و ممکن فکر کند که این تعداد کتاب در کتابخانه است در حالی که تعدادی از آن شماره های ثبت مربوط به CD آن کتاب است.
۴- عدم ورود اطلاعات به طور صحیح و یکدست برای جلوگیری از اخلال در آماده سازی برچسب و بارکد.
۵- عدم اختصاص یک رده به کتابهای چند جلدی آموزشی زبان انگلیسی. (به خاطر سهولت بازیابی و راحتی کاربر در قفسه این کار با یک دستور العمل داخلی قابل اجراست). مثال:
عنوان contemporary topics با شماره مدارک ۳۴۳۶۹-۳۴۳۶۷- ۳۴۳۶۸- ۳۴۳۶۶در تاپیک های مختلف.
۶- عدم درج کامل عناوین کتابهای انگلیسی در نرم افزار. مثال: شماره مدرک ۲۶۶۲۸ با عنوان basic tactics for listeningکه بایدdeveloping به basic تغییر یابد.
۷- ناهماهنگی در نوشتن و ورود اطلاعات شماره مدرک در منابع فارسی و انگلیسی. مثال: عنوان به انگلیسی و شماره مدرک به فارسی است. به نظر می رسد که وجود دستورالعمل داخلی در این زمینه لازم است که اگر صفحه عنوان فارسی دارد شماره مدرک به فارسی و اگر صفحه عنوان به فارسی ندارد شماره مدرک انگلیسی زده شود.
۸- عدم وجود دستورالعمل تشخیص منابع مرجع به خصوص در منابع مربوط به خلاصه مقالات.
راهکار اجرایی و پیشنهادات:
۱- تدوین دستورالعمل برای بخش فهرست نویسی تا ضمن انتقال دانش به کارمندان آینده این بخش، فهرست نویسی به طور یکدست و هماهنگ انجام شود.
۲- دقت و یکدستی در ورود اطلاعات.
۳- اطلاع رسانی به مراکز ذینفع در صورت تغییر اطلاعات هر منبع.
تحلیل موارد مربوط به وجین:
۱- درج شماره ثبت اشتباه در شماره مدرک های نامربوط توسط فهرست نویس
۲- عدم خروج اطلاعات شماره ثبت از نرم افزار مربوط به منابع وجین شده: طبق بررسی ها به نظر می رسد که در گذشته در کتابخانه مرکزی لیست وجین منابع یا فقط از دفتر ثبت خارج می شده و یا فقط از نرم افزار و به طور همزمان از هر دو قسمت یعنی نرم افزار و دفتر ثبت خارج نشده است.
۳- وجود منابع وجین شده قبلی در مخزن کتابخانه: به نظر می رسد هنگام جابجایی فیزیکی کتابخانه، کارتن منابع وجین شده به اشتباه باز و منابع آن در قفسه ها مجدداً قرار گرفته است.
۴- ورود اطلاعات شماره ثبت منابع با مالکیت و مهر ثبت مراکز دیگر در موجودی کتابخانه دانشکده مدیریت در نرم افزار توسط فهرست نویس. اطلاعات شماره ثبت بعضی از منابع اهدایی در نرم افزار با مالکیت دانشکده مدیریت وجود داشت که این شماره ها در دفتر ثبت دانشکده موجود نبود بنابراین از مجموعه کتابخانه و همچنین ازاطلاعات نرم افزار خارج شد. مثال : شماره مدرک ۲۲۰۶ با عنوان health education مربوط به مرکز EDC.
۵- وجود کتابهای بسیار نامربوط با موضوعات دانشکده در مجموعه و نرم افزار و دفتر ثبت.
احتمالاً در سال تاسیس دانشکده( ۱۳۷۲) به دلیل ایجاد کتابخانه برای دانشکده با توجه به راه اندازی رشته کتابداری هر کتاب نامربوطی بدون توجه به آیین نامه کتابخانه ای وارد مجموعه شده است. در همین راستا کل کتابخانه آموزشکده بهداشت به کتابخانه مدیریت اهدا گردیده است.)
عدم کارشناسی منابع اهدایی در ورود به مجموعه.
۶- وجین کتب مستعمل، قدیمی، تکراری، ناقص و بدون مخاطب از مجموعه و نرم افزار و دفتر ثبت، طبق ارزیابی و همفکری گروهی در زمان پروژه. (وجین سال ۱۳۹۸)
۷- وجین بعضی از کتابهای مفقود شده از کتابخانه، به دلیل نداشتن ارزش پیگیری از نرم افزار و دفتر ثبت، طبق ارزیابی و همفکری گروهی در زمان پروژه.
راهکار اجرایی و پیشنهادات:
۱- دقت در ورود اطلاعات توسط فهرستنویسان.
۲- اجرای کامل دستورالعمل مدون وجین منابع( اقدامات حین وجین و نه فقط اقدامات پس از وجین)
۳- کارشناسی منابع اهدایی جهت ورود به مجموعه.
تحلیل موارد منابع مفقودی:
۱- مفقود شدن منابع به علت سیستم قفسه باز کتابخانه.
۲- ماندن منابع در کتابخانه مرکزی پس از فهرست نویسی (باید منابع انتقال داده شده برای فهرستنویسی، در دفتر ثبت با ذکر تاریخ، مشخص و پس از برگشت از فهرست نویسی، در مرکز بررسی و با ذکر تاریخ برگشت، مشخص شوند)
۳- عدم وجود دستورالعمل مشخص در خصوص وضعیت CD داخل کتابها ( باید CD ها پس از فهرست نویسی در مرکز از کتابها خارج و جداگانه آماده سازی و در قفسه مربوط به منابع دیداری شنیداری قرار گیرد تا از این طریق امانت و برگشت آن تحت نظر باشد.)
۴- امانت طولانی مدت منابع به اعضای هیات علمی تحت عنوان گروه و یا عضو حقوقی برای تدریس و یا انجام امور پژوهشی.
۵- وجود تعداد قابل توجه منابع مفقودی در بخش کتابداری نسبت به سایر بخش ها (به نظر می رسد کاربران این منابع، کتابخانه را از آن خود می دانند بهتر است ضمن تغییر این اندیشه، اساتید محترم نسبت به تذکر این موارد به دانشجویان اقدام نمایند.)
راهکار اجرایی و پیشنهادات:
۱- تهیه دستورالعمل مدون برای ارسال و تحویل منابع در کتابخانه مویدالاطبا جهت فهرست نویسی.
۲- تهیه دستورالعمل مدون نحوه نگهداری CD های داخل کتاب.
۳- عدم امانت منابع تحت عنوان امانت گروه آموزشی( امانت فقط به اشخاص حقیقی داده شود)
۴- تغییر تفکر کاربران کتابخانه به و.یژه دانشجویان کتابداری.
۵- استفاده از تکنولوژی RFID، گیت درب ورودی و سایر امکانات امنیتی بسته به میزان وجود منابع مالی
نقاط قوت پروژه:
با توجه به تجربه ناقص دو رف خوانی در کتابخانه در سالهای گذشته و بر اساس تجربه مثبت این بار مشخص شد که:
به علت تغییر نرم افزار کتابخانه ای و همچنین اشکالات مربوط به فهرست نویسی و وجین در گذشته و در نتیجه عدم اعتماد به اطلاعات نرم افزار، بهترین حالت رف خوانی با ملاک قرار دادن دفتر ثبت به عنوان مرجع تصمیم گیری می باشد تا از این طریق:
۱- با نشانه گذاری در دفتر ثبت، کتابهایی که قبلا خوانده شده، مشخص و کتابهایی که در اثر اختصاص رده اشتباه در جای دیگر در قفسه قرار گرفته و در حال حاضر خوانده می شود، مشخص و بدینوسیله رده های اشتباه، اصلاح می گردد.
۲- کتابهای تک نسخه که در امانت کاربران است و در قفسه خوانی لحاظ نمی گردند از طریق بررسی دفتر ثبت مشخص می گردند.
۳- لیست کتابهای مفقودی با دقت بیشتر تهیه می شود.
۴-CD ها که عبارت مشخصه CD برایشان درج شده مشخص و قابل شناسایی از کتابها می گردند.
۵- بعضی از کتابهای مفقودی به مرور زمان و ادامه رف خوانی پیدا می شوند. (که به دلایل زیر مفقود شده بودند)
--تغییر رده بعد از مدتی توسط کتابخانه مرکزی و عدم اطلاع رسانی به مراکز دارای آن کتاب برای اصلاح برچسب.
--تغییر شماره مدرک بعد از مدتی توسط کتابخانه مرکزی و عدم اطلاع رسانی به مراکز دارای آن کتاب برای اصلاح برچسب.
-- وجین منبع صرفاً از دفتر ثبت و عدم خروج از نرم افزار که به عنوان مفقودی شناخته می شود.
--جایگزینی شماره های ثبت قبلاً در کتابخانه مرکزی که به دلیل فراموشی در دفتر ثبت وارد نشده است. مثال: عنوان خدا و معاد با ثبت ۳۴۴۳۲ و شماره مدرک ۱۱۵۰۵ که چنین شماره ثبتی هنوز نوشته نشده است
- عدم بازگشت منبع بعد از فهرست نویسی به کتابخانه.
۶- اصلاح و هماهنگی اطلاعات بین مخزن، دفتر ثبت و نرم افزار ایجاد شد و در نتیجه کتابداران و کاربران از سردرگمی نجات یافتند ۷- نظم ایجاد شده، زمینه ایی برای بهبود روال دستیابی به اهداف آتی کتابخانه و صرفه جویی در فضا و منابع مالی ایجاد کرد.
نقاط ضعف پروژه:
۱- پوسیدگی دفاتر ثبت قدیمی و سختی بررسی آنها.
۲- وجود علائمی شبیه علائم استفاده شده در پروژه رف خوانی، که قبلاً توسط کتابخانه مرکزی در دفاتر ثبت ایجاد شده بود و تشخیص آن از علائم پروژه رف خوانی سخت و وقت گیر بود.
۳- دوباره خوانی کتابهای امانت رفته و بازگشت شده از امانت به علت حفظ کیفیت کار تا پایان فرایند رف خوانی.
نتیجه گیری کلی:
به نظر می رسد رفع اشکالات پیش آمده دراثر انتقال اطلاعات منابع کتابخانه ای به نسخه تحت وب از سردرگمی کاربران و کتابداران جلوگیری کرده، همچنین ساماندهی مجموعه کتابخانه ها باعث سازماندهی خرید و مجموعه سازی و در نهایت سبب ساماندهی بودجه و افزایش کیفیت خدمت رسانی به مراجعان کتابخانه ها می شود. بنابراین موارد زیر پیشنهاد می گردد.
تهیه آیین نامه فهرست نویسی برای هماهنگی در بخش فهرستنویسی
نظام مند كردن و يكسان سازي عمليات مربوط به فرآيند رف خواني و وجين
انجام رف خوانی و رفع اشکالات در دیگر مراکز.
لازم به ذکر است که از مراحل انجام پروژه عکس و فیلم تهیه شده تا در برنامه آموزشی گروه کتابداری و اطلاع رسانی پزشکی جهت آموزش به دانشجویان استفاده گردد.
تشکروقدردانی:
- تشکر ویژه از مجریان پروژه به خاطر صبر، دقت و همت در انجام مراحل.
- تشکر فراوان از همه اعضای هیات علمی، کارمندان و دانشجویان عزیز که با صبر و شکیبایی در طول مدت انجام پروژه رف خوانی و ساماندهی منابع، مجریان را در انجام این مهم یاری رساندند.
- تشکر فراوان از ریاست محترم و معاونت مالی اداری و پژوهشی دانشکده جهت فراهم نمودن شرایط اجرای پروژه.
- همچنین تشکر بسیار ویژه از سرکار خانم دکتر شعربافچی زاده، آقای دکتر سلیمانی و اعضای محترم گروه کتابداری که با بازدید از مراحل انجام پروژه باعث دلگرمی و شادی مجریان آن گشتند.
بهمن ۹۸