۱.تعاریف
۱-۱. وجین: عمل حذف کردن یا جابجا کردن نسخهﻫﺎی زائد کتاب ها و موادی است که به ندرت مورد استفاده قرار می‌گیرند یا به کلی قابل استفاده نیستند.
۲-۱. کتابدار کسی که دارای مدرک کارشناسی و یا بالاتر بوده و یا حداقل ۸ سال سابقه و تجربه عملی در کتابخانهﻫﺎی دانشگاه را داشته باشند.
۳-۱. مبادله: قراردادی که طبق آن کتابخانهﺍی منابع خود را به کتابخانه، مؤسسه یا انجمن دیگر ارسال می‌دارد و در مقابل منابع آن کتابخانه یا مؤسسه را دریافت می‌کند یا نسخهﻫﺎی تکراری خود را به کتابخانه دیگر می‌فرستند و در مقابل نسخهﻫﺎی دیگری از آنها دریافت می‌دارد.
۴-۱. ویرایش: اگر نویسنده اصلی و یا شخص دیگری در متن منبع تغییراتی بدهد و منبع به چاپ برسد (حتی اگر در متن دست برده نشود) ویرایش نامیده می‌شود (حتی اگر در قطع، صحافی، تصاویر و غیره کتاب نیز تغییراتی داده شود ویرایش جدید تلقی می‌شود).
۵-۱. کتابخانه: منظور از کتابخانهﻫﺎ تمامی کتابخانهﻫﺎی دانشگاه علوم پزشکی اصفهان اعم از کتابخانهﻫﺎی دانشکدهﻫﺎی، کتابخانهﻫﺎی مراکز آموزشی درمانی و سایر می‌باشد.
۶-۱. دانشگاه: منظور از دانشگاه در این آئین‌نامه، دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی استان اصفهان می‌باشد.
۲. مقدمه
وجین در علم کتابداری بیشتر با محتوای تصفیه و پالایش مجموعه کتابخانه از مواد اطلاعاتی بی‌استفاده و یا از رده خارج و یا موادی که به ندرت از آنها استفاده می‌شود تعبیر شده است.
برای آنکه کتابخانه تبدیل به انباری مرده از کتاب و سایر منابع اطلاعاتی بلااستفاده نگردد، عمل وجین منابع امری ضروری به نظر می رسد. اما این امر نیز همانند کارکرد ارزیابی مجموعه منابع کتابخانه از طرف کتابداران باید بطور ثابت، دائمی و منظم انجام گیرد. برای وجین کردن مشکلاتی چون کمبود وقت، پرسنل و یا امکان انتخاب غلط در مورد حذف منابع وجود دارد. به همین منظور آئین‌نامه وجین منابع اطلاعاتی تدوین یافته است تا با تلاش همکاران کتابدار در کتابخانهﻫﺎ به لحاظ محتوای اطلاعاتی، شاهد مجموعهﻫﺎیی پویاتر و جذابتر برای جامعه دانشگاهی باشیم.
لازم به ذکر است که منابع اطلاعاتی مورد نظر در کتابخانهﻫﺎ شامل: کتب، نشریات ادواری و مواد دیداری و شنیداری را می‌شود ولی این آئین‌نامه در قسمت اجرایی ققط در مورد کتاب و نشریات نوشته شده است.
در مرحله اول عملیات وجین، ارزیابی و بررسی درجه کفایت مجموعه منابع از طرف کتابداران هر دانشکده / مرکز ضروری است. برای ارزیابی مجموعه می‌بایستی به چه عامل مهم توجه داشت.
الف) ارزش محتوایی کتاب ب) نوع تخصص و رشته جامعه استفاده کننده از کتابخانه ج) توجه به نوع کتابخانه (چرا که اهداف کتابخانه در ارتباط با اینکه کتابخانه دانشکده‌ای، بیمارستانی و در گروه‌های مختلف که بصورت تخصصی فعالیت می‌نماید، مختلف و متنوع است). د) میزان استفاده کم و یا زیاد از هر منبع در مجموعه کتابخانه که از عوامل مهم وجین و عدم وجین آن منبع محسوب می گردد و توجه به این نکته امری ضروری است.
۳. اصول وجین
۱-۳. قبل از شروع عملیات وجین ابتدا عمل رف‌خوانی کتابخانه مربوطه انجام می‌شود(تمامی منابع مجموعهﻫﺎ از لحاظ منابع مفقودی، امانت و موجودی کنترل و بازبینی می شود). این کار توسط کتابداران کتابخانه/مرکز مربوطه صورت می‌گیرد.
*تبصره یک: شروع کار وجین منابع در هر کتابخانه بدون انجام رف‌خوانی قبل از آن غیرممکن و ممنوع است.
*تبصره دو: جهت این امر کتابخانهﻫﺎ به تشخیص سرپرست کتابخانه می‌توانند وظایف سرویسﺩهی و خدمات امانت خود را در مقطع زمانی مناسب(تعطیلات بین دو ترم تحصیلی و یا تعطیلات تابستان) تعطیل نمایند تا با دقت بیشتری مراحل فوق انجام شود.
*تبصره سوم: لازم به ذکر است که کتابداران می‌بایستی مشخصات کتب مفقودی را طبق فرم شماره ۱ تنظیم نموده و به ستاد امور کتابخانه‌های دانشگاه ارسال نمایند.
۲-۳. با توجه به مفاهیم موجود در مقدمه کتابداران موظفند در این مرحله ابتدا کتب مرجع (رفرانس) رشتهﻫﺎی تخصصی مرکز مربوطه که از نظر زمان و ویرایش روزآمد می‌گردند را تشخیص داده و سپس در صورت تهیه ویرایش‌های جدید در هر مجموعه به اندازه کافی، ویرایش‌های قبلی را وجین نمایند.
*تبصره: کتابداران می‌توانند در صورت نیاز و حسب تشخیص تعدادی از نسخ حداقل یک ویرایش قدیمی تر از ویرایش آخر کتاب را نیز در مجموعه خود و در کنار ویرایش‌های جدید حفظ نمایند.
۳-۳. نسخه‌های تکراری و فراوان از یک عنوان واحد و یک ویرایش واحد که اینک از اهمیت و استفاده آن کاسته شده است را می‌توان حسب نظر کتابدار به یک یا چند نسخه محدود تقلیل داد.
۴-۳. کتابهای فرسوده و مستعمل که امکان صحافی و یا اصلاح نداشته و در حال حاضر نیز از اعتبار علمی لازم برخوردار نیستند جزو کتب وجینی محسوب می‌شود.
۵-۳. کتبی که از نظر ترجمه، موضوع، محتوا، زمان یا ویرایش قدیمی شده‌اند و در طی سه سال گذشته استفاده کنندﻩای نداشته‌اند بنا به نظر کتابداران می‌توانند وجین گردند.
۶-۳. منابعی که از نظر شرایط سیاسی، اجتماعی یا فرهنگی نامطلوب تشخیص داده می‌شود (بنا به تشخیص کتابداران و یا سرپرست کتابخانه مربوطه) می‌بایست بطور جداگانه فهرستی از آنها مطابق فرم شماره ۱ تنظیم و نسخهﺍی از آن به ستاد امور کتابخانه‌ها ارسال گردد تا کتابخانه نسبت به وجینی بودن منابع مذکور اقدام و تشخیص نهایی را به کتابخانه مربوطه اعلام نماید، تا در صورت تأیید کتب مذکور از مجموعه وجین شود.
*تبصره: کتابهایی با موضوعات ادبی، سیاسی، تاریخی، مذهبی و کلیات، شامل تعریف و روند وجین نمی‌شوند.
( به استثناء موارد بند ۶-۳)
۷-۳. کتابهایی که در هنگام خرید اشتباها انتخاب و خریداری شده‌اند و مورد استفاده گروه‌های آموزشی به کتابخانه مربوطه نمی‌باشند می توانند با سایر کتابخانهﻫﺎی تحت پوشش مبادله گردند
شرح فرایند وجین منابع کتابخانه های دانشگاه علوم پزشکی اصفهان:
* کتابداران گرامی لطفا بعد از مطالعه اصول وجین بر طبق شرح فرایند زیر، عمل وجین انجام شود.
| رديف | شرح | مجري |
| 1 | رف‌خواني مجموعه كتابخانه هر دانشكده / مركز | دانشكده / مركز |
| 2 | شناسايي منابع مفقود شده و يا منابع سازماندهي نشده | " |
| 3 | تكميل فرم: ليست منابع مفقود شده | " |
| 4 | كنترل منابع كتابخانه و شناسايي انواع مختلف منابع قابل وجين | " |
| 5 | تكميل ليست منابع وجيني به تفكيك نوع وجين بصورت فايل Excel | " |
| 6 | تنظيم صورتجلسه داخلي منابع وجين شده بر اساس فرم شماره۲ با امضاء مسئولين ذي ربط | " |
| 7 | ارسال فايل الكترونيكي حاوي ليست تفكيك شده منابع وجيني ، ليست چاپي تفكيك شده منابع وجيني و صورتجلسه وجين (فرم شماره۱) به كتابخانه موید‌الاطبا | " |
| 8 | بررسي مدارك ارسال شده توسط كميته تامين منابع و ارسال به كتابخانه موید‌الاطبا در صورت تائيد | كميته تامين منابع |
| 9 | ارسال نامه تائيد وجين هر مركز توسط ستاد امور کتابخانه ها | كتابخانه موید‌الاطبا |
| 10 | ممهور نمودن منابع وجيني به مهر وجين | دانشكده / مركز |
| 11 | اطلاع‌رساني منابع وجيني از طريق وبسايت كتابخانه مركزي به مدت حداقل دو ماه | ستاد كتابخانه ها |
| 12 | تحويل منابع به كتابخانه‌ها يا سازمانهاي متقاضي منابع وجيني ( در صورت وجود متقاضي) | دانشكده / مركز |
| 13 | تكميل فرم های شماره 4 و 5( صورتجلسه تحويل منابع به سازمانها / كتابخانه‌هاي متقاضي ) و ارسال به كتابخانه موید‌الاطبا | " |
| 14 | برگزاري نمايشگاه يك هفته‌اي كتب وجيني فاقد متقاضي حقوقي و اهدا منابع به ساير متقاضيان | " |
| 15 | تكميل ليست منابع اهدا شده در و فرم شماره ۳ (صورتجلسه منابع اهدا شده ) و ارسال به كتابخانه موید‌الاطبا | " |
| 16 | تحويل مابقي منابع وجيني به مراكز خمير كتاب و تكميل فرم شماره 4 ( صورتجلسه تحويل منابع به مراكز خمير كتاب ) و ارسال به كتابخانه موید‌الاطبا | " |
| 17 | خروج اطلاعات منابع وجين شده از دفتر ثبت هر كتابخانه یا مرکز | دانشکده/مرکز |
| 18 | حذف اطلاعات ثبت منابع از نرم‌افزار كتابخانه‌اي | کتابخانه موید الاطبا |
* لطفا جهت تصمیم‌گیری بهتر برای کتب وجینی با توجه به وضعیت آنها (تکراری بودن، قدیمی تک نسخه ای، کتب فرسوده و مستعمل ، مفقودی و غیر مطلوب اجتماعی،منابع اهدا شده، نشریات وجینی، منابع خمیر شده) فایل اکسل پیوست توسط هر مرکز /دانشکده تهیه شود.
توجه: لطفا تمامی فیلد‌های مربوط به یک مدرک تکمیل شود.
* فرم شماره 1 (لیست خام منابع وجینی)
* فرم شماره۳ (صورتجلسه منابع اهدا شده از طريق نمايشگاه منابع وجيني )
* فرم شماره ۴(صورتجلسه منابع تحويل شده به مراكز خمير كتاب)
* فرم شماره ۵ (صورتجلسه منابع تحويل شده به مراكز متقاضي اهدا)
به روزرسانی اطلاعات: ۱۴۰۱/۱/۲۱