خط مشی مجموعه سازی
کتابخانه دانشکده علوم توانبخشی
دانشگاه علوم پزشکی اصفهان
ماده 1: کلیات
1-1- مقدمه
رسالت اصلی کتابخانه، حمایت از برنامه های آموزشی و پژوهشی دانشگاه است. مجموعه کتابخانه باید پشتیبان موضوعات مورد تدریس و تحقیق باشد و بتواند با تحولات در برنامه ها و فعالیت های آموزشی و پژوهشی دانشگاه همگام شود. به دلیل اینکه مجموعه سازي به عنوان یكی از اساسی ترین فعاليت ها در كتابخانه مطرح می باشد و نخستین رکن در کتابخانه است؛ باید خط مشی آن مشخص باشد. زیرا که سایر فعالیت های کتابخانه به صورت مستقیم یا غیر مستقیم بر پایه آن شکل می گیرد و به دليل اینكه یكی از موارد رضایت مراجعه كنندگان از كتابخانه، منابع آن محسوب می شود، از حساسيت بالایی برخوردار است. کتابخانه مجموعه هایی را فراهم، سازماندهی و حفاظت می کند تا استفاده بهینه از آنها به عمل آید و برای دسترسی به منابع اطلاعاتی از راه دور نیز پیوندهایی ایجاد می کند همچنین خدماتی را فراهم می نماید تا بتواند کاربران خود را توانمند سازد.
2-1- هدف
هدف از مجموعه سازي کتابخانه، تأمين و نیازسنجی منابع لازم برای پاسخگويی به نيازهای آموزشی، تحقيقاتی و مطالعاتی دانشجويان، اعضای هيأت علمی و کارکنان و ساير افراد استفاده کننده از کتابخانه می باشد. همچنین حمایت اطلاعاتی از اعضای هیأت علمی جهت بروزرسانی منابع درسی و اجرای فعال تر نقش آموزشی آنها و فراهم کردن منابع اطلاعاتی لازم جهت پیشبرد اهداف پژوهشی دانشکده را نیز پوشش می دهد.
تبصره 1: در مواردي که کتابخانه نتواند از طريق خريد، منابع مورد نياز مراجعين را فراهم نمايد، موظف است در صورت امکان از طريق امانت بين کتابخانه ای (با همکاری کتابخانه مرکزی) پاسخگو باشد.
ماده 2- تعریف مجموعه سازی
عمل يا فرايند نياز سنجی؛ انتخاب و دسترس پذير ساختن محتواي منابع اطلاعاتي مورد نياز جامعه كتابخانه از راه های خريد؛ اهداء؛ مبادله يا ساير روش هاي مرسوم و ارزيابي مداوم آن را مجموعه سازی می نامند.
1-2- معرفی مجموعه
1-1-2- منابع کتابخانه
کتب فارسی و لاتين چاپی و الکترونيکی، مجلات الکترونيکی و پايگاه های اطلاعاتی، از جمله مجموعه منابع کتابخانه دانشکده علوم توانبخشی دانشگاه علوم پزشکی اصفهان می باشد. نحوه دسترسی به منابع چاپی به صورت قفسه باز و از طریق نرم افزار آذرسا انجام می گیرد و درخصوص منابع الکترونیک به این صورت است که در ابتدا از اصل این منابع، کپی گرفته می شود، سپس اصل آن بایگانی شده و کپی منابع الکترونیک که در دفتر خاصی نوشته و شماره گذاری شده است، امانت داده میشود. منابع چاپی فنری، زبان غیر از فارسی و انگلیسی و قیمت بالا؛ جزء محدودیت های خرید این کتابخانه می باشد.
تبصره 2: در شرايط فعلی خريد مجلات الکترونيکی و پايگاه های اطلاعاتی در بخش مجموعه سازی کتابخانه مرکزی دانشگاه علوم پزشکی اصفهان صورت می گيرد و به دلیل خرید مجلات الکترونیکی، صورت چاپی آن، استفاده نمی شود. بنابراین، دیگر خریداری و اهداء نمی گردد. همچنین بایگانی های گذشته این مواد، طبق نظر معاونت پژوهشی دانشگاه علوم پزشکی اصفهان در سال 1400 وجین گردید.
2-1-2- دامنه و پوشش
کلیه منابع رشته های دانشکده علوم توانبخشی شامل رشته های فیزیوتراپی، وسایل کمکی و اعضاء مصنوعی (ارتوپدی فنی)، گفتاردرمانی، کاردرمانی و شنوایی شناسی در مقاطع کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکتری، که مورد نياز جامعه استفاده کننده می باشد، تهيه مي گردد.
تبصره3: در زمان خرید، کارکرد منابع خریداری شده سال گذشته؛ برای هر رشته آموزشی؛ به تفکیک، آمارگیری می شود و بنابر استفاده از منابع در هر گروه آموزشی، بودجه جهت خرید منابع جدید تقسیم خواهد شد.
ماده 3- استفاده کنندگان از مجموعه
استفاده کنندگان کتابخانه متشکل از کليه اعضای هيأت علمی، دانشجويان و کارکنان دانشکده علوم توانبخشی و دانشگاه علوم پزشکی اصفهان، کارکنان بازنشسته دانشگاه، و همچنين ساير سازمان هايی که با کتابخانه مرکزی دانشگاه قرارداد دارند، می باشد. افراد خارج از دانشگاه که هیچگونه وابستگی به دانشگاه را نداشته باشند هدف خدمت نیستند. در صورت مراجعه، باید منابع را در داخل کتابخانه مطالعه نمایند و به آنها امانت داده نمی شود.
ماده 4- بودجه
بودجه کلیه کتابخانه های دانشکدهای و بیمارستانی توسط معاونت پژوهشی دانشگاه علوم پزشکی اصفهان تامین می گردد که بر اساس تخصیص بودجه سال قبل آن مرکز، استفاده از کل بودجه سال قبل، اولویت برای خرید منابع فارسی و یا لاتین و افزایش قیمت منابع به خصوص منابع لاتین می باشد. این تخصیص توسط دانشگاه علوم پزشکی اصفهان برای خرید منابع چاپی و الکترونیکی داده می شود. در دانشکده علوم توانبخشی به علت کمبود اعتبارات و یا عدم تخصیص منابع مالی به موقع، بودجه ای برای خرید منابع به کتابخانه تخصیص داده نمی شود.
تبصره 4: اگر علاوه بر بودجه معاونت پژوهشی، دانشکده، بتواند بودجهای جهت خرید منابع، اختصاص دهد، مسئول کتابخانه موظف است جهت تامین آن، پیگیری نماید.
ماده 5- انتخاب
انتخاب منابع اطلاعاتی به مجموعه راهبردهای کلان برای گزینش و برگزیدن بهترین و مناسب ترین منابع از بین سایر منابع اطلاعاتی گفته می شود. انتخاب منابع کتابخانه دانشکده علوم توانبخشی در طول سال بر اساس فرم درخواست ها ثبت می گردد و انتخاب نهایی با انتخاب رابطین و مسئول مجموعه سازی، از طریق ابزار آن، در زمان تخصیص بودجه انجام می گیرد.
1-5- معيار کلی انتخاب و تهيه منابع
انتخاب منابع اطلاعاتی بر اساس نيازسنجی از جامعه استفاده کننده صورت می گيرد؛ که به اين منظور معيارهای ذيل مورد توجه است.
- در نظر گرفتن اهداف و رسالت کتابخانه؛
- نوع استفاده کنندگان و نيازهای آنان؛
- توجه به رشته ها و مقاطع تحصيلی؛
- توجه به قیمت، اعتبار و به روز بودن منابع؛
- فضا و تقسيم بودجه اختصاص داده شده؛
- توجه به مراجع و منابع مورد نياز (درخواستهای منابع توسط مراجعین) و طرح درس ها.
تبصره 5: آموزش دانشگاه موظف است اگر رشته یا مقطع تحصیلی جديدی در حیطه علوم توانبخشی به رشته هاي دانشگاه اضافه شد، اطلاع رسانی لازم را جهت تهيه منابع مد نظر آن رشته، به کتابخانه انجام دهد. همچنین تخصیص بودجه مورد نیاز را تامین نماید.
تبصره 6: خط مشي و سياست هاي کلي انتخاب و تهيه منابع مورد نياز جامعه دانشکده، در شورای سياستگذاری کتابخانه تعيين مي شود.
2-5- ابزار انتخاب
- فهرست ناشران
- فهرست کارگزاران جهت منابع لاتین اورجینال؛
- کتاب فروشی ها و نمایشگاه ها مانند کتابفروشی جهاد دانشگاهی، کتابفروشی های سطح شهر، نمایشگاه بین المللی و نمایشگاه های تخصصی که در اصفهان برگزار می گردد؛
- اینترنت (سایت ناشران تخصصی مانند پگاه، ستایش هستی، نواندیشان آریاکهن و سایت های عمومی مانند: سایت آمازون، انتشارات دانشگاه بهزیستی، دانژه، ارجمند و ...).
3-5- کمیته انتخاب
اعضاء کمیته انتخاب شامل رئیس دانشکده، معاون آموزشی، معاون پژوهشی، مسئول کتابخانه، یکی از کتابداران (در صورت افزایش پرسنل کتابخانه)، نمایندگانی (رابطینی) از هر گروه آموزشی می باشند.
تبصره 7: به جای نماینده دانشجویان، از لیست منابع درخواستی آنان و پیشنهادات مراجعین در نظرسنجی کتابخانه استفاده می شود.
تبصره 8: انتخاب متخصص موضوعی هر گروه (رابط) با پیشنهاد مدیر گروه آن رشته و تایید ایشان انجام می گیرد.
بررسی و تایید منابع تخصصی درخواستی از سوی دانشجویان و اعضای هیات علمی گروه آموزشی مربوطه، جستجو و انتخاب عناوین مورد نیاز یا جدید منابع اطلاعاتی از کاتالوگ، سایت های اینترنتی مرتبط و یا لیست های مورد نظر و معرفی آن به کارشناسان بخش سفارشات جهت بررسی و خرید، جزء مسئولیت های متخصص موضوعی (رابط) می باشد.
4-5- مسئولیت انتخاب منابع
مسئولیت اصلی وکنترل انتخاب منابع با مسئول کتابخانه می باشد که وظیفه سیاستگذاری، تدوین آیین نامه های انتخاب، وجین و اهدای منابع و نظارت بر فرآیند مجموعه سازی و ارزیابی مجموعه را به همراه کمیته انتخاب منابع انجام می دهد. بررسی و انتخاب منابع با کمیته انتخاب و مسئولیت اجرایی آن طبق آیین نامه بر عهده بخش سفارشات و فراهم آوری منابع می باشد.
تبصره 9: تعداد منابع خریداری شده بستگی به بودجه اختصاص یافته خواهد داشت. همچنین تعداد نسخ منابع انتخابی نیز طبق نظر مسئول کتابخانه، کتابدار میز امانت و رابطین گروه ها مشخص می گردد.
5-5- روش هاي تهيه و سفارش منابع
1-5-5- نیازسنجی
نیاز سنجی منابع از روش های زیر انجام می گیرد:
- درخواست های استفاده کنندگان شامل: تکمیل برگه درخواست، ذخیره یا رزرو کتاب یا منابع اطلاعاتی، میزان امانت منابع اطلاعاتی در موضوعات خاص؛
- شناخت خصوصیات و نیازهای جامعه استفاده کننده؛
- ارتباط با استفاده کننده و رابطین گروه ها؛
- سنجش مجموعه و بررسی منابع طرح درس و منابع رفرنس به تفکیک گروه آموزشی و مقطع تحصیلی.
2-5-5- خريد
بخش عمده منابع اطلاعاتي مورد نياز کتابخانه معمولا از طريق خريد تهيه می گردد. اين منابع شامل کتب فارسي و لاتين )چاپي و الکترونیکی) می باشند. خريد کليه منابع اعم از فارسي و لاتين ازکتابفروشي ها، ناشرين داخلي، کارگزاران و نمايشگاه هاي فصلي و بين المللي و براساس ضوابط آيين نامه اجرايي انتخاب و سفارش منابع مصوب شوراي سياستگذاري و برنامه ريزي کتابخانه دانشکده علوم توانبخشی انجام مي شود.
3-5-5- اهداء
بخشي از منابع اطلاعاتي کتابخانه از طريق اهداء )بیشتر توسط مراجعه کنندگان) تأمين می گردد. کارشناسان بخش مجموعه سازي پس از بررسی و مطابقت منابع اهدائي با مجموعه کتابخانه، منابع مورد نياز را انتخاب و ساير منابع جهت اهداء به مراکز ديگر ارسال می گردد و یا اینکه در قفسه رایگان در بیرون از کتابخانه قرار می گیرد تا مراجعین به صورت رایگان از آن استفاده نمایند.
تبصره 10: اگر منبعی از طريق اهداء دريافت شد که در مجموعه موجود است ولی منبع موجود، کهنه و فرسوده شده، کتاب دريافتی که نو و تميز می باشد جايگزين کتاب قديمی می گردد.
4-5-5- مبادله
منابعی که با توجه به سياست های کتابخانه وجين می شوند، با هماهنگی کتابخانه مرکزی، ليست آن در اختيار کتابخانه های ديگر قرار می گيرد تا بعد از انتخاب اوليه، در مورد چگونگی مبادله، مذاکرات لازم صورت گيرد.
ماده 6- حفاظت و نگهداری مجموعه
اقداماتی که می توان به کمک آن از فرسودگی منابع جلوگیری کرد:
- بکارگیری شیوه های مناسب استفاده از منابع (شامل: آموزش به کاربران جهت سالم نگهداشتن منابع در هنگام امانت منبع و طبقه بندی قفسه ها نسبت به نوع و اندازه منبع در هنگام چیدمان آن در قفسه)؛
- صحافی کتب در صورت از هم پاشیدگی؛
- تمیزکاری مکرر منابع؛
- خرید منابع با صحافی مناسب؛
- جایگزینی کتب اهدایی به جای منابع فرسوده در قفسه (در صورت یکسانی همه مشخصات منبع).
ماده 7- ارزیابی مجموعه
ارزشیابی مجموعه، مطالعه و بررسی مجموعه منابع اطلاعاتی یک کتابخانه بر اساس اهداف، جامعه کتابخانه و برنامه های سازمان مادر می باشد که در این ارزیابی اهداف زیر مد نظر قرار می گیرد:
- جمع آوری اطلاعات برای تصمیم گیری در توسعه و یا وجین مجموعه؛
- ارزیابی سنجش میزان پاسخگویی مجموعه به نیاز اطلاعاتی استفاده کنندگان فعلی و آینده؛
- کاهش سلیقه های شخصی؛
- تعیین قوت و ضعف مجموعه؛
- تعیین اولویت؛
- تصمیم گیری و عملکرد صحیح با بحران بودجه.
1-7- روشهای ارزیابی مجموعه
- بررسی میزان استفاده از مجموعه (میزان استفاده از منابع اطلاعاتی/ تعداد کل منابع اطلاعاتی)؛
- بررسی های آماری و گزارش گیری؛
- نظر سنجی از جامعه کتابخانه و میزان رضایتمندی آنها؛
- گزارشگیری جهت مدارک استفاده نشده؛
- بررسی طرح درس در هر رشته و مقطع و اقدام جهت خرید آن؛
- مشاهده مستقیم توسط مسئول کتابخانه و کتابدار میز امانت.
تبصره 11: بعد از ارزیابی های صورت گرفته، بنا به نیاز، وجین منابع در کتابخانه انجام می گیرد.
ماده 8- روابط و همکاری با سایر کتابخانه ها
جهت اصلاح و بهینه سازی مجموعه‌ی عناوین موجود در کتابخانه‌ها، از جمله کارهایی که می توان انجام داد رابطه و همکاری با سایر کتابخانه ها به منظور تأمین منابع مورد نیاز کاربران میباشد که بر اساس آن، هر یک از کتابخانه‌های عضو در یک حیطه به‌خصوص، منابع مورد نیاز را تهیه می کنند. منابع تهیه شده، طبق ضوابط از پیش تعیین شده، مورد استفاده کاربران این کتابخانه‌ها قرار می گیرد. با این روش تغییری در فلسفه مالکیت مجموعه ایجاد خواهد شد.
در حقیقت همکاری بین کتابخانه ای، فراهم آوری خدماتی است که باعث سودمندی هزینه ها برای رسیدن به افزایش منابع اطلاعاتی و بهبود تحویل خدمات به مراجعان کتابخانه ها می گردد. بر این اساس، با توجه به عضویت دانشگاه علوم پزشکی اصفهان در طرح امانت بین کتابخانه ای شهر اصفهان، کاربران دانشگاه قادر خواهند بود علاوه بر استفاده از منابع موجود در کتابخانه های دانشگاه، از منابع سایر کتابخانه های عضو طرح مذکور شامل( کتابخانه مرکزی دانشگاه اصفهان، کتابخانه دانشگاه صنعتی اصفهان، کتابخانه دکتر چمران دانشگاه صنعتی مالک اشتر، کتابخانه مرکزی شهرداری اصفهان، کتابخانه دانشگاه پیام نور اصفهان و کتابخانه مرکزی دانشگاه هنر اصفهان) استفاده نمایند.
برای عضویت در کتابخانه مرکزی دانشگاه اصفهان و کتابخانه های اقماری آن، کاربران دانشگاه علوم پزشکی اصفهان باید با دریافت معرفی نامه از کتابخانه مویدالاطباء به کتابخانه مرکزی دانشگاه اصفهان مراجعه کرده و عضو گردند. همچنین کاربران دانشگاه اصفهان نیز با دریافت معرفی نامه از کتابخانه مرکزی دانشگاه اصفهان می توانند در کتابخانه مویدالاطبا عضو شوند.
جهت امانت بین کتابخانه ای در کتابخانه های خارج از دانشگاه، کاربران می توانند با مراجعه به مسئول آن در کتابخانه مویدالاطباء، درخواست خود را مطرح نمایند. منابع درخواستی از طریق پیک موتوری فراهم می گردد، سپس با کاربر برای امانت آن تماس گرفته می شود که در موقع مقرر منابع باید برگردانده شود.
ماده 9- وجین
1-9- تعریف وجین
وجين به عنوان يكي از فرآیندها و معيارهاي ارزيابي كيفيت و كارآيي كتابخانه ها محسوب می گردد. در واقع فرآیندی است که از طریق آن منابع مازاد، فرسوده و یا بدون مخاطب اعم از چاپی و غیر چاپی از مجموعه (قفسه و نرم افزار) خارج می شود.
2-9- شرایط وجین منابع
- نسخ تكراري که مورد استفاده قرار نگرفته است؛
- منابع کهنه که قابل تعمیر و بازسازی نیستند؛
- عدم اعتبار علمي؛
- ويرايش های قديمي تر (حتی الامکان از ویرایش های قدیمی 1 الی 2 نسخه وجین نمی گردد)؛
- نسخ قديمي يا منابعي كه بلااستفاده هستند.
3-9- روش اجرا
وجین منابع در کتابخانه دانشکده علوم توانبخشی اصولا هر 2 سال یک بار و در تابستان قبل از خرید منابع جدید انجام می گیرد. مراحل آن به شرح زیر میباشد:
- سنجش و انتخاب منابع وجینی توسط کتابدار میز امانت، مسئول کتابخانه و رابطین هر گروه آموزشی؛
- گزارش گیری کارکرد منابع انتخابی برای وجین؛
- تصمیم گیری جهت وجین قطعی منابع مورد نظر توسط افراد نام برده؛
- تهیه لیست منابع وجینی با اطلاعات خاص آن که شامل: عنوان، پدیدآور، مترجم، سال نشر، جلد، شماره ثبت، شماره CCN، شماره راهنما و موقعیت در نرم افزار؛
- پر کردن چک لیست منابع وجینی که در آیین نامه وجین آمده است؛
- تایید و امضاء مدیر گروه و رابطین هر گروه آموزشی، مسئول کتابخانه، کتابدار میز امانت، معاون پژوهشی و معاون مالی اداری دانشکده و ارسال آن به کتابخانه مرکزی؛
- دریافت نامه‌ی بلامانع بودن از طرف کتابخانه مرکزی، جهت خروج منابع وجینی؛
- بایگانی منابع وجینی به مدت 6 ماه تا یک سال؛
- علامتگذاری آن منابع در دفتر ثبت بر اساس تاریخ وجین برای مثال: (وجین مهر 1400)؛
- زدن مهر وجین در صفحه عنوان منبع، و پرکردن مشخصات مهر، سپس کندن برچسب بارکد و لیبل از روی جلد منبع تا جای ممکن؛
- خروج منابع از نرم افزار طبق لیست وجین؛
- قبل از نمایش منابع وجینی در کتابخانه، کارکرد امانت اعضاء هیات علمی و مراجعین در نرم افزار گزارش گیری می شود، سپس نفرات اول تا سوم کاربران فعال به تفکیک رشته و مقطع تحصیلی مشخص شده و آنها می توانند قبل از افراد دیگر منابع وجینی را به عنوان هدیه انتخاب نمایند، آنگاه لیست باقی مانده منابع، به کتابخانه مرکزی اعلام می گردد. کتابخانه مرکزی لیست پیوست را در اختیار کتابخانه‌های تابعه دیگر قرار داده تا در صورت نیاز یا عدم نیاز درخواست خود را اعلام نمایند. در صورتی که کتابخانه‌ای اعلام نیاز نمود، منابع مشخص شده جهت آن کتابخانه در قالب اهداء یا مبادله ارسال میشود؛
- بعد از آن بقیه ی منابع برای استفاده مراجعین، به نمایش گذاشته می شود؛
- در آخر منابع وجینی باقیماندن، بازیافت خواهند شد.
تبصره 12: منبع یا منابعی که به صورت موردی و محدود، در هر زمان، وجین می شوند؛ پس از علامت گذاری در دفتر ثبت و حذف در نرم افزار صرفا درون قفسه منابع رایگان در بیرون از کتابخانه قرار خواهند گرفت. (این روش بیشتر برای منابع عمومی اتفاق می افتد که تصمیم برای خرید ویرایش جدید آن گرفته می شود).
ماده 10- مرور و بازنگری در خط مشی
با داشتن بازنگری مناسب در کنار معیارهای ارزیابی خوب، برنامه های عملیاتی به بهبود کیفیت خدمات کتابخانه تبدیل خواهد شد. نیاز به تغییر خط مشی، زمانی به وجود می‌آید که کاربران نسبت به عملکردهای جاری ناراضی باشند و یا اینکه خط مشی گذاران، خود به این نتیجه برسند که خط مشی دچار ضعف یا سوء عملکرد میباشد. جهت با ارزش ماندن خط مشی مجموعه سازی، سالی یک بار با توجه به نیازهای متغییر کتابخانه و استفاده کنندگان، بازنگری انجام می شود. در صورت نیاز به تغییرات اساسی در خط مشی مجموعه گستری کتابخانه دانشکده علوم توانبخشی، خط مشی تغییر یافته، توسط کمیته انتخاب منابع، مورد بررسی و بازنگری قرار خواهد گرفت.
ماده 11- تصویب خط مشی
خط مشی‌ها بدون حمایت مسئولین به مرحله تصویب و بعد از آن حتی اجرایی نمی گردند. خطمشی مجموعه سازی کتابخانه دانشکده علوم توانبخشی در 11 ماده (بند) ، 12 تبصره و در 10 صفحه توسط خانم نفیسه رحمانی خواجوئی مسئول کتابخانه با توجه به کسب سالها تجربه در حیطه مجموعه سازی و مجموعه گستری و با درخواست کتابخانه مرکزی، در شهریور ماه سال 1402 به رشته تحریر درآمد و توسط افراد نام برده در ذیل تصویب و از این پس لازم الاجرا می باشد.
آقای دکتر جاوید مستمند آقای مجتبی حشمتیپور خانم دکتر زهراسادات رضائیان
رئیس دانشکده علوم توانبخشی معاون مالی اداری دانشکده علوم توانبخشی معاون پژوهشی دانشکده علوم توانبخشی
آقای دکتر حسین سورتیجی خانم نفیسه رحمانی خواجوئی خانم شیرین عکاشه
معاون آموزشی دانشکده علوم توانبخشی مسئول کتابخانه دانشکده علوم توانبخشی کتابدار میزامانت دانشکده علوم توانبخشی