بخش سفارشات و مجموعه سازی
اهداف و تعاريف بخش سفارشات و مجموعه سازي
هدف از اين بخش سفارشات و مجموعه سازي روزآمد و غني سازي مجموعه كتابخانه براساس بررسي و انتخاب درست سفارشات مراجعه كنندگان ، شامل دانشجويان و اساتيد گروههاي آموزشي ميباشد .
واژه هاي قابل تعريف :
Approve شدن: مرحله اي است که طی آن رشته ها و مقاطع آموزشي موجود و یا مورد نيازدر دانشكده از طرف وزارت خانه بررسي شده و مجوزاستمرار و يا ايجاد آن رشته يا مقطع به دانشکده داده مي شود.
وظايف بخش سفارشات ومجموعه سازي:
توزيع كاتالوگهاي كتب بين گروههاي آموزشي جهت انتخاب منابع واولويت بندي آن
تهيه فرمي جهت درخواست منابع ودر دسترس قراردادن آن براي مراجعه كنندگان
نيازسنجي وجمع آوري سفارشات درخواست شده از طرف گروههاي آموزشي ودانشجويان درطول سال
بررسي كتب انتخاب شده در كاتالوگها ودرخواستهاي قبلي گروههاي آموزشي ودانشجويان توسط جستجو درنرم افزار كتابخانه اي جهت تكراري نبودن آن
هماهنگي بارابطين كتابخانه در گروههاي آموزشي جهت بررسي انتخاب منابع ، اولويت بندي وتنظيم ليست نهايي
تهيه ليستي ازعناوين انتخابي اولويت بندي شده براساس بودجه مقررشده براي هرگروه آموزشي جهت مراجعه به نمايشگاههاي كتاب يا كتابفروشي
تهيه وتنظيم اسناد خريد منابع (شامل اسناد درخواست خريد،رسيدانبار، حواله انبار) با درج عناوين كتب وارقام خريد،جهت ارسال به بخش ثبت وفهرستنويسي كتابخانه مركزي ونهايتا تسويه حساب باحسابداري دانشكده
پيگيري با كارگزاران يا ناشرين داخلي درصورت ارائه كتب درخواستي توسط گروهها ودانشجويان به صورت موردي درسال
علاوه برفعاليتهاي ذكرشده دربالا مواردديگري نيز جهت نمايشگاههايي كه درارديبهشت وآبان ماه هر سال برگزارمي شود انجام مي گيرد كه شامل :
الف- جمع آوري مدارك لازم جهت خريد كتاب
مدارك لازم شامل:كارت شناسايي اعضائ هيئت علمي ودانشجويان تحصيلات تكميلي، حكم كارگزيني وكپي شناسنامه اساتيد وكارت خريد جهت خريد كتب ارزي
ب- پيگيريهاي لازم جهت دريافت بودجه براي خريد منابع از نمايشگاه
ج- اعزام كتابداران به نمايشگاه وخريد منابع
د- تهيه ليست كتابهاي خريداري شده از نمايشگاه طبق فرم ارائه شده از كتابخانه مركزي
جمع آوري، تهيه اطلاعات وخريد منابع رشته هاي كارشناسي و كارشناسي ارشد كه در حال approve شدن هستند.
آيين نامه بخش سفارشات و مجموعه سازي
ماده ۱ : نحوه سفارش دادن منابع
بررسي كاتالوگها از طرف رابطين گروههاي مربوطه ، بايد طبق مدت زمان تعيين شده انجام گيرد در غير اين صورت كاتالوگهای تاخيري عودت داده خواهند شد و مورد بررسي قرار نمي گيرد.
ليست نهايي خريد منابع را مسئول كتابخانه و رابطين گروهها آموزشي تاييد می نمايند .
ماده ۲ : بودجه بندی
۲.سازماندهی، برنامه ريزي و بودجه بندي هر گروه آموزشي بايد قبل از خريد منابع انجام گيرد،كه يكي از مهمترين وظايف اين بخش مي باشد
۲-۲- بودجه اختصاصي براي خريد منابع بين گروههاي آموزشي بصورت زیر در نظر گرفته خواهد شد .
- طبق صورتجلسه شوراي سياستگزاري كتابخانه ، براساس نظرات اعضاء شورا به گروههايي كه داراي تحصيلات تكميلي ميباشند بودجه بيشتري تعلق مي گيرد .
- طبق صورتجلسه شوراي سياستگزاري كتابخانه ، بر اساس آمار استفاده از منابع خريداري شده در سال گذشته ،گروه آموزشي كه استفاده كمتري از منابع داشته باشند، از بودجه کمتری برخوردارخواهد شد.
- طبق صورتجلسه شوراي سياستگزاري كتابخانه ، هر گروه آموزشی که شاخه های تخصصی تحت پوشش آن بیشتر باشد از بودجه بیشتری برخوردار خواهد شد.
بخش آماده سازی
اهداف و تعاريف بخش آماده سازي :
هدف از اين بخش آماده كردن منابع از طریق گرفتن خروجی (لیبل و بارکد) جهت بازيابي سريع وآسان و قرار دادن آن در قفسه هاي مربوطه براساس رده منبع مي باشد .
واژه هاي قابل تعريف :
خروجی : وارد كردن اطلاعات منابع در نرم افزار كتابخانه و گرفتن برچسب هايي اعم از ليبل و باركد جهت چسباندن برروي عطف و پشت كتاب مي باشد .
ليبل : رده منابع است كه براساس موضوع آن تعريف مي گردد و برروي عطف كتاب چسبانده مي شود .
رده :شامل اطلاعاتي است بصورت حرفي و عددي كه جايگاه منبع را درقفسه مشخص مي نمايد .
باركد : برچسبي است كه اطلاعات منبع به صورت باركد برروي آن مشخص شده وبا دستگاه ، باركد خوان قابل بازيابي مي باشد همچنين شماره ثبت و نام دانشكده مربوطه برروي آن تعبيه شده است و برپشت كتاب چسبانده مي شود .
شماره ثبت :شماره ثبت شماره شناسنامه هر منبع مي باشد كه كتابخانه مركزي در دفتر مخصوص ثبت كرده است.
عطف : كناره كتاب كه برگه ها و جلد آن به هم چسبيده شده و لیبل با فاصله مشخص بر روی آن چسبانده می شود.
وظايف بخش آماده سازي منابع:
ورود اطلاعات کتابشناختی منابع در دفاتر ثبت کتابخانه
آماده كردن كتب جهت ارسال به كتابخانه مویدالاطباء شامل مهر زدن بر روي عطف و صفحات خاص كتاب.
كنترل كتب جديد تحويل گرفته شده از كتابخانه مویدالاطباء و تهيه ليست كاملي از آنها جهت اطلاع رساني به مراجعه كنندگان
آماده سازي كتب از طريق گرفتن خروجي كامپيوتري كه شامل تهيه باركد وليبل مي باشد و چسباندن بر روي عطف كتاب با فاصله هايي خاص و زدن چسب نواري پهن بر روي آن
پيگيري و رفع اشكال در ارتباط با تهيه خروجي شماره ثبت و رده كتاب از طريق تماس با بخشهاي فهرست نويسي در كتابخانه مویدالاطباء
قرار دادن كتب آماده سازي شده در قفسه ها
آماده سازي پايان نامه ها و طرحهاي تحقيقاتي نيز به همين ترتيب انجام مي گيرد
آماده سازي ساير منابع شامل مجلات، E-BOOK , CD و فيلم ونوار كاست که در بخشهاي خود توضيح داده شده است.
آيين نامه بخش آماده سازي:
ماده ۱ :نحوه آماده سازی منابع
مدت زمان آماده کردن منابع اعم از كتاب ، cd ، E book و غيره حداكثر بين ۳ تا ۷ روز مي باشد .
۲-۱- در مواردي خاص كه منابع دچار اشكال مي باشند. يعني در هنگام فهرست نويسي از طرف كتابخانه مویدالاطباء، شماره ثبت و مدرك آن مشكل داشته و يا تعداد منابع جهت آماده سازي زياد باشند مدت زمان آماده كردن منابع طولاني تر خواهد شد .
بخش منابع الکترونیک
اهداف و تعاريف بخش منابع الكترونيك
مجموعه اين بخش شامل CD یا DVD هاي ضمیمه کتابها ، E – BOOK ها، فيلم ، نوار كاست مي باشد هدف از تهيه اين منابع دسترسي سريع به متن كتاب وآموزش عملي تكنيكهاي موجود در منابع و .... می باشد .
واژه هاي قابل تعريف
منبع الکترونیک اورجینال : شامل نسخه اصلی اين منابع است كه به اصل كتاب ضمیمه مي باشد .
E-BOOK : متن كامل كتاب است كه به صورت PDF در CD يا DVD ذخيره شده است .
وظايف بخش منابع الكترونيك :
۱. انتخاب ، تهيه وسفارش منابع الكترونيك شامل E-BOOK,CD ،فيلم ونوار كاست
۲. آماده سازي منابع الكترونيك شامل:
الف- تهيه نسخه كپي ازمنبع اورجينال
ب- آماده كردن برچسب اطلاعات آن منبع بر روي قاب مخصوص آن
ج- تهيه ليستي از اين منابع در دفتر ثبت
د- جايگزيني اين منابع در كمدهاي مخصوص خود
آيين نامه بخش منابع الكترونيك:
ماده۱:محدودیتهای منابع الکترونیک
۱- ۱- به هيچ وجه اصل منابع الكترونيك امانت داده نمي شود.
۲-۱ - تهيه نسخ كپي براي منابع مرجع الزامي است وكپي اين منابع مورد استفاده قرار مي گيرد.
۳- ۱- درصورت وجود قفل نرم افزاري برروي اصل منابع الكترونيك وكپي نشدن آن به هيچ وجه اصل منبع امانت داده نمي شود .
ماده ۲:نحوه استفاده از منابع الکترونیک:
۱- ۲ - مراجعه كنندگان مي توانند درصورت تمايل ازمنابع الكترونيك،كپي تهيه نمايند.
۲-۲ -مدت زمان امانت منابع الكترونيك ۳ روز مي باشد.
بخش مرجع
اهداف و تعاريف بخش مرجع :
بخش مرجع شامل كتب جديد ، كتب پر استفاده ، اطلس ها ، فرهنگ ها و پايان نامه ها و طرحهاي تحقيقاتي مي باشد. كه پاسخگوي نیاز مراجعه كنندگان در كوتاهترين زمان ممكن است و تعاريف آن به شرح زير مي باشد .
واژه هاي قابل تعريف :
كتب پر استفاده : اين منابع توسط مسئول كتابخانه و رابطين گروهها مشخص می شود ( ترجيحا شامل اصل كتب و رفرنس گروههاي آموزشي است ) و هر سال يكبار بازبيني شده و منابع جديدتر جايگزين آنها مي گردند كه با مارك داركردن ليبل اين كتابها در قفسه مخصوص خود قرار داده مي شوند .
كتب جديد: منابعي كه از نمايشگاه بين المللي كتاب تهران و يا نمايشگاههاي علمي – كاربردي در طول سال خريداري مي شوند و تا خريد سال آينده در اين قفسه نگهداري مي گردند.
وظايف بخش مرجع :
پاسخگويي به سوالات مرجع مراجعه كنندگان
تهيه ليست پايان نامه هاوطرحهاي تحقيقاتي به تفكيك گروه هاي آموزشي
تهيه ليست كتب پر استفاده و اطلاع رساني به مراجعه كنندگان : اين منابع توسط مسئول كتابخانه و رابطين گروه ها مشخص شده و هرسال يكبار بازبيني و جايگزين صورت مي گيرد و با متمايز كردن ليبل اين كتابها در قفسه مربوطه قرار داده مي شود.
تهيه ليستي از كتب جديد واطلاع رساني به مراجعه كنندگان : منابعي كه از نمايشگاه بين المللي كتاب تهران ويا نمايشگاههاي علمي- كاربردي، در طول سال خريداري مي شوند در اين قفسه تا خريد سال آينده نگهداري مي گردند.
آمار استفاده از پايان نامه ها كه بصورت روزانه ثبت مي گردد، ماهيانه به مديران گروه ها اطلاع رساني مي شود.
جستجوي مقالات درخواستي از طرف مراجعه كنندگان در پايگاه هاي اطلاع رساني مانند PMDR INLM و...
آيين نامه بخش مرجع:
ماده۱: نحوه استفاده از پایان نامه ها و کتب پر استفاده:
۱-۱- پايان نامه ها وكتب پراستفاده فقط درمحل مطالعه موقت مورد استفاده قرار مي گيرند.
۲-۱ -كتب پراستفاده براي مراجعه كنندگان جهت زيراكس واسكن به مدت چند ساعت ودر مورد اعضاء هيئت علمي طبق ، صورتجلسه شوراي سياستگذاري كتابخانه درصورت نياز به مدت ۲ روز امانت داده مي شوند.
ماده ۲:شرایط امانت
۲-۱- نحوه امانت كتب مرجع به شرح زيراست (مشابه بند ۳-۴ ، ماده ۳:شرایط امانت در بخش امانت می باشد)
الف- كتب جديد ۲روز
ب- كتب پراستفاده فقط به مدت چندساعت جهت زيراكس امانت داده مي شود.
ج- امانت فرهنگها نيزبصورت ساعتي مي باشد.
د- اطلسها به مدت یکروز امانت داده می شوند.
و- پايان نامه ها به هيچ وجه امانت وزيراكس داده نمي شوند، مگر با اجازه صاحب پایان نامه.
بخش امانت
اهداف وتعاريف بخش امانت:
هدف اصلي بخش امانت آن است كه در كوتاهترين زمان ، پاسخگوي بيشترين نياز مراجعه كنندگان باشد.
واژه هاي قابل تعريف :
رف خواني: عملياتي كه طي آن تمامي منابع كتابخانه با منابع موجود در نرم افزار مطابقت داده وآنچه دركتابخانه وجود ندارد جزء منابع مفقودي به حساب مي آيد.
وجين: پس از عمليات رف خواني منابعي كه مطابق آئين نامه وجين، جزء منابع فرسوده ، ويرايش قديمي و... باشند ازموجودي ونرم افزار كتابخانه و دفتر ثبت حذف شده و در نهایت به خمير تبديل مي شوند.
وظايف بخش امانت:
امانت و بازگشت
پاسخگويي به سوالات مراجعين و راهنمايي اشخاص در خصوص استفاده از منابع
همكاري با مراجعه كنندگان در جستجوي منابع از طريق برنامه نرم افزاري كتابخانه
قراردادن منابع در قفسه
بازبيني و مرتب كردن قفسه ها بر اساس رده
تعمير كتب قابل اصلاح توسط كتابداران و در صورت نياز ارسال كتب جهت صحافي
تهيه و پيگيري آماري شامل:
الف: آمارديركرد استفاده از منابع توسط مراجعين ب: آمار امانت وبازگشت منابع
ج: آمار تازه هاي منابع خريداري شده د: آمار كاركرد استفاده مراجعين از منابع
و: آمار نظر سنجي مراجعه كنندگان از كتابخانه
رف خواني مجموعه كتابخانه در مقاطع زماني لازم
وجين مجموعه كتابخانه
آئين نامه بخش امانت:
" در بخش آیین نامه ها توضیح داده شده است."
بخش مجلات
اهداف و تعاريف بخش مجلات
مقالات علمي و مجلات لاتین به صورت آرشيو در اين بخش قابل دسترسي مي باشد. هدف از اين بخش ايجاد دسترسي به مقالات تمام متن موجود در مجلات چاپي است كه متن online آن قابل دسترسي نمی باشد و همچنین منابع آرشیوی از تاریخ ۲۰۰۷ م به قبل در کتابخانه موجود می باشند
مراجعه كنندگان مي توانندعلاوه بر مقالات چاپي موجود در اين بخش با مراجعه به بخش اطلاع رسانی از مقالاتی كه به صورت online در پایگاههای اطلاع رسانی وجود دارد استفاده نمايند .
همچنين ليست مجلات منتشر شده موجود در دانشگاه از سال ۲۰۰۷ به قبل درنرم افزار كتابخانه اي موجود مي باشد و با جستجو درآن مي توان مراجعه كنندگان را به آن ارجاع داد .
واژه هاي قابل تعريف :
مجلات جاري : مجموعه اي از مجلات لاتين يا فارسي موجود در سال جاري مي باشد كه بصورت ماهانه ، گاهنامه ، فصلنامه وغيره منتشر مي شود و در قفسه هاي مخصوص مجلات جاري نگهداري مي گردد.
مجلات آرشيوي : مجموعه اي از مجلات لاتين یا فارسي سالهاي قبل كه براساس عنوان مجله و سال آن در قفسه هاي مربوطه بايگاني مي گردند.
كاردكس : جعبه اي است كه كارت مخصوص مجلات در آن قرار دارد و مشخصاتی اعم از عنوان ،سال، جلد ، دوره وغيره درآن ثبت مي شود.
وظايف بخش مجلات:
انجام امورمربوط به اشتراك سالانه نشريات فارسي واقدامات لازم جهت تجديد اشتراك با تامين اعتبار مالي و پيگيريهاي آن (در صورت وجود بودجه)
ثبت نشريات وصولي در كاردكس
تهيه ليست الفبايي و نظام يافته جهت راهنمايي نشريات به صورت الكترونيكي
آماده سازي مجلات شامل مهرزني وجايگزيني آن در قفسه مجلات
بررسي مجلات براي صحافي در صورت تامين اعتبار
بايگاني مجلات ويرايش قديمي در آرشيو مجلات لاتين
آئين نامه بخش مجلات:
ماده ۱ :شرایط استفاده:
۱. براي مطالعه مجلات، استفاده كنندگان مي توانند به بخش مجلات مراجعه نموده و از منابع استفاده نمايند .
-۱- جهت دسترسي به آرشيو مجلات الزاما به كتابدار مربوطه مراجعه نمايند .
۳-۱- استفاده از مجلات در قفسه هاي جاري آزاد است كه پس از استفاده بايد در محل مربوطه قرار داده شوند .
ماده ۲ : شرایط امانت
۱-۲ -امانت مجلات لاتين بصورت ساعتي و مجلات فارسي به مدت ۱ روز مي باشد. (با ارائه کارت شناسایی معتبر)
بخش اطلاع رسانی
اهداف وتعاريف بخش اطلاع رساني
پاسخگويي به نيازهاي مراجعه كنندگان به روشهاي مختلف از جمله تهيه بروشور از فعاليتهاي سالانه كتابخانه ، جزوات آموزشي نرم افزار كتابخانه اي و پايگاههاي اطلاع رساني ، اطلاع رساني تمامي فعاليتهاي كتابخانه از طريق وب پیچ تخصصی کتابخانه و راهنمايي و كمك به مراجعه كنندگان در زمينه هاي اطلاع يابي و جستجو در پایگاه های اطلاعاتی، از اهداف اين بخش مي باشد
واژه هاي قابل تعريف :
بروشور كتابخانه : جزوه ای است که اهداف و فعالیتهای کتابخانه را در طول یکسال بیان می کند.
طرح امانت بين كتابخانه اي :به دلیل نیاز ارباب رجوع به منابع کتابخانه های سایردانشکده ها ودانشگاه ها ، افزایش دسترسی به منابع بیشتر،کمبود بودجه وفضای کافی جهت خرید تمامی منابع مورد نیاز موجود درموضوعات مختلف ، مطمئنا همکاری باکتابخانه های دیگر لازم خواهد شد.این سیاست دردسترسی به مجموعه سازی کتابخانه نیز تاثیر خواهد داشت.
همکاری باسایر کتابخانه ها ازدو طریق انجام می پذیرد :
الف- کتابخانه های دانشگاه علوم پزشکی وکتابخانه های دانشگاه اصفهان از طریق نرم افزار کتابخانه ای
ب – مراجعه مستقیم به کتابخانه مرکزی دانشگاه علوم پزشکی اصفهان جهت امانت گرفتن منابع موجود در کتابخانه مرکزی شهرداری،کتابخانه مرکزی(مرکز اطلاع رسانی شهرداری)،دانشگاه صنعتی،دانشگاه هنر،دانشگاه پیام نور ودانشگاه صنعتی مالک اشتر در استان اصفهان وکتابخانه های دانشگاهی کشور شامل دانشگاه علوم پزشکی شیراز (کتابخانه شهید دکتر گرگانی نژاد ) ، دانشگاه علوم پزشکی تبریز ، دانشگاه علوم پزشکی زاهدان (کتابخانه پزشکی) ، پژوهشگاه علمی مهندسی ژنتیک و زیست فناوری
Wirless: شبکه بیسیم انتقال اطلاعات اینترنت از مرکز مربوطه به استفاده کنندگان می باشد. (کد دسترسی ۱۲۳۸۹۶۵۴)
وظايف بخش اطلاع رساني :
تهيه جزوه هاي آموزشي جهت آشنايي مراجعه كنندگان با كتابخانه، نرم افزار كتابخانه اي ، پايگاه هاي اطلاع رساني وسيستم كتابخانه
تهيه بروشور كتابخانه جهت آگاه سازي مراجعه كنندگان از بخشها و فعاليت هاي كتابخانه
برگزاري كارگاه هاي آموزشي براي دانشجويان در شروع ترم جديد براي همه مقاطع تحصيلي
معرفي واطلاع رساني منابع خريداري شده جديد به مراجعين
آگاه سازي مراجعين از اطلاعيه هاي فرستاده شده توسط كتابخانه الکترونیک دانشگاه از طريق نصب در برد و ارسال از طريق پست الكترونيك واطلاع رساني به گروههاي آموزشي
راه اندازي نمايشگاهي از كتب خريداري شده جديد در طول سال، نمايشگاه كتب وجين در زمان هاي تعين شده و...
اطلاع رساني از آمارهاي گرفته شده در بخش امانت، توضيح داده شده است
۱۰ - پاسخگويي به سوالات مراجعه كنندگان، راهنمايي و ارائه راهكارهاي مناسب در خصوص نحوه عضويت، استفاده از نرم افزار كتابخانه اي، استفاده
از پايگاه هاي اطلاع رساني و...
۱۱- تهيه وبازبيني مطالب مربوط به وب پیج تخصصی کتابخانه و بروز رساني آن
۱۲- اطلاع رساني به مراجعه كنندگان در خصوص نحوه استفاده از طرح امانت بين كتابخانه اي
آيين نامه بخش اطلاع رساني:
ماده ۱- استفاده كنندگان
۱-۱- تمامي مراجعه كنندگان به كتابخانه می توانند از این بخش استفاده نمایند.
۱-۲-شركت دانشجويان در كارگاههاي آموزشي كه ازطرف كتابخانه برگزار مي گردد، الزامي است. درصورت عدم شركت ، دانشجويان به مدت يك ترم از امانت منابع دركتابخانه محروم مي گردند.
ماده ۲- شرايط استفاده
۲-۱- به علت اينكه در بخش اطلاع رساني تعامل کتابدار با مراجعین وجود دارد برخورد مناسب از هر دو طرف الزامی است.
۲-۲- مراجعین محترم می توانند از جزوات آموزشی و بروشورها استفاده نمایند.
۳-۲- در طرح امانت بین کتابخانه ای، پس از جستجو در سایت مربوطه، مراجعین ابتدا منبع مورد نیاز خود را به کتابدار بخش امانت کتابخانه، اطلاع رسانی نمایند.